Afronding
De afronding van het promotietraject (laatste half jaar) vergt de nodige voorbereiding. Het stappenplan in het Promotiereglement 2020 geeft je houvast zodat je in de laatste fase van je promotietraject geen vertraging oploopt. Hieronder staan de belangrijkste stappen kort toegelicht.
Promotor dient voorstel voor promotiecomissie in
Zodra de afronding van je proefschrift in zicht komt (zo’n 6 maanden voor de gewenste promotiedatum) dient je promotor een Voorstel voor de samenstelling van de promotiecommissie in. Zodra de promotiecommissie officieel is aangewezen, ontvang je hierover een besluit van het College voor Promoties.
N.B. Om de formulieren in te vullen, heb je de laatste versie van Adobe reader nodig (Adobe XI).
Vastleggen promotiedatum
Nadat je het besluit tot aanwijzing van de promotiecommissie hebt ontvangen is het mogelijk om een voorlopige promotiedatum vast te leggen. In dit besluit staat een link naar de online reserveringstool. Indien je deze link niet hebt ontvangen kun je contact opnemen met Bureau Pedel.
Bij het vastleggen van de voorlopige datum word je gevraagd de titel van je proefschrift in te vullen. Bij de bevestiging van de voorlopige datum ontvang je de titelpagina zoals deze in je proefschrift geplaatst moet worden.
Indienen van definitief manuscript
De promovendus bereidt de definitieve en identieke papieren en elektronische versies van het manuscript voor en laat deze goedkeuren door de promotor(es) en copromotor(es). Nadat je hun goedkeuring hebt ontvangen, kan geen wijziging in het manuscript meer worden doorgevoerd.
Uiterlijk 14 weken voor de voorlopige promotiedatum (zoals vastgelegd bij Bureau Pedel) wordt het door de promotor(es) en eventuele copromotor(es) goedgekeurde en definitieve manuscript voorgelegd aan de promotiecommissie. Tegelijkertijd zendt de promotor de elektronische versie van het manuscript aan de decaan ter controle op plagiaat.
Beoordeling proefschrift
De leden van de promotiecommissie beoordelen het manuscript en brengen uiterlijk 8 weken voor de promotiedatum hun oordeel aan de promotor(es) en de decaan uit via het formulier Beoordeling proefschrift en toelating tot de verdediging. Hierbij is het uitdrukkelijk niet de bedoeling dat er wijzigingen in of aanvullingen op het proefschrift worden voorgesteld.
Vermenigvuldigen en aanleveren van proefschrift
Zodra de controle geen plagiaat heeft uitgewezen en de beoordeling door de promotiecommissie tot een positief resultaat heeft geleid, is de promovendus daarmee toegelaten tot de verdediging en krijgt toestemming het proefschrift te vermenigvuldigen (drukken of kopiëren).
De elektronische versie van het proefschrift wordt door de decaan verstuurd naar de Universiteitsbibliotheek (UB). Zodra de promovendus de licentieovereenkomst heeft ingediend (uiterlijk 4 weken voor de promotiedatum), zal de UB het proefschrift via de Digital Academic Repository (DARE) openbaar maken.
Het vermenigvuldigde proefschrift (gedrukt of gekopieerd) wordt uiterlijk 4 weken voor de promotiedatum in 3-voud bij Bureau Pedel ingeleverd.
Voorbereiding plechtigheid
Ter voorbereiding van de plechtigheid kun je een zogeheten pedelklas volgen. In deze pedelklas wordt de procedure uitgelegd en kun je vragen stellen.
De pedelklassen vinden elke maandag online (via Zoom) plaats. De Nederlandstalige is om 10.00 uur (https://uva-live.zoom.us/j/87392033231), de Engelstalige om 12.00 uur (https://uva-live.zoom.us/j/85474197414). Je hoeft je hier niet voor in te schrijven maar kunt gewoon aansluiten. Let op: op nationale feestdagen vinden er geen pedelklassen plaats.
Er zijn documenten met de informatie van de pedelklas, deze vind je hier. Je kunt ook de pedelklasvideo bekijken.
-
Hoe reserveer ik een promotiedatum?
Nadat je het besluit tot aanwijzing van de promotiecommissie hebt ontvangen is het mogelijk om een voorlopige promotiedatum vast te leggen. In dit besluit staat een link naar de online reserveringstool. Het is niet mogelijk om een datum vast te leggen voordat je dit besluit hebt ontvangen.
-
Waar en wanneer moet ik de drie exemplaren van mijn proefschrift inleveren?
De drie exemplaren van je proefschrift moeten uiterlijk vier weken voor de promotie bij Bureau Pedel geleverd zijn. Je kunt ze fysiek afleveren bij het kantoor: Handboogstraat 6, 1012 XM Amsterdam, of opsturen naar: Universiteit van Amsterdam, t.a.v. Bureau Pedel, Spui 21, 1012 WX Amsterdam.
-
Is er een dresscode?
De UvA hanteert geen strikte kledingvoorschriften, maar als je je dan toch wilt kleden volgens het gebruikelijke ritueel, dan is dat voor promovendus en paranimfen: een rokkostuum met wit vest en witte vlinderdas. De ongeschreven regel is: feestelijk, doch niet te informeel. Denk eraan dat je lang staat (ongeveer anderhalf uur tijdens de ceremonie) dus houd daar rekening mee met de keuze van je schoenen, of neem een extra paar schoenen mee voor alle zekerheid.
-
Hoe organiseer ik een receptie na afloop van mijn promotieplechtigheid?
Voor het organiseren van een receptie neem je contact op met het cateringbedrijf via uva249.nl@cirfood.com. De receptie in de Agnietenkapel vindt plaats in de receptieruimte beneden, in de Aula in de Tetterode Bibliotheek.
Het is niet toegestaan zelf hapjes of drankjes mee te nemen en deze te nuttigen in de ruimtes. Ook is er in de receptieruimtes geen technische apparatuur.
-
Hoeveel mensen zijn er toegestaan in de Agnietenkapel/Aula?
Er mogen tijdens promoties in de Agnietenkapel maximaal 90 gasten aanwezig zijn, in de Aula maximaal 450 gasten (receptieruimte maximaal 100). Deze aantallen zijn exclusief promovendus en paranimfen, (co)promotor(es), promotiecommissie en rector. Het maximum mag niet overschreden worden.
-
Mogen er kinderen aanwezig zijn bij mijn promotie?
Neem geen kinderen onder de 6 jaar mee.
-
Is het mogelijk voor commissieleden om online deel te nemen?
Het blijft mogelijk voor leden van de promotiecommissie om online deel te nemen, wanneer zij vanwege verblijf buiten de Benelux niet op locatie aanwezig kunnen zijn of wegens ziekte/belemmerende privéomstandigheden van ernstige en langdurige aard niet op locatie aanwezig kunnen zijn. Je promotor dient dit aan te geven bij Bureau Pedel, de pedel zal contact opnemen met degenen die online gaan opponeren.
-
Kunnen mijn familieleden, vrienden en collega’s mijn promotie ook online volgen?
Alle promoties zijn via livestream te volgen door familie, vrienden, collega’s en andere geïnteresseerden. De link voor de livestream ontvang je enkele dagen van te voren, deze zetten wij in de agenda op de UvA-website. Mocht je dat niet willen kun je dat aangeven bij Bureau Pedel. Mocht je de opname ook als bestand willen hebben, dan kun je dat aanvragen bij de webcollege service via webcolleges@uva.nl.
-
Mag er gefotografeerd worden tijdens de promotie?
De regels voor fotografen zijn als volgt:
- De commissie en jij mogen niet gehinderd worden.
- Er moet zonder flits en geluid gefotografeerd worden.
- Tijdens het lekenpraatje is het toegestaan voor de fotograaf overal te fotograferen.
- Tijdens de oppositie en verdediging (de 45 minuten na het lekenpraatje) mag er gefotografeerd worden maar niet rondgelopen worden.
- Tijdens de buluitreiking en de laudatio heeft de fotograaf bewegingsvrijheid om in de zaal te fotograferen. Fotografen mogen in de Aula niet op het podiumgedeelte komen; in de Agnietenkapel niet voor de stoelen op de eerste rij.
Je mag zelf een fotograaf in te huren maar je kunt Bureau Pedel benaderen voor suggesties.
-
Hoe laat word ik verwacht op de dag van mijn promotie?
Je wordt (niet eerder dan) een half uur voor aanvang verwacht. In de Agnietenkapel kom je via de hoofdingang binnen, Oudezijds Voorburgwal 229-231, in de Aula via de achteringang, Handboogstraat 6.
-
Worden gasten nog toegelaten wanneer zij te laat zijn?
Als gasten te laat zijn worden zij tot uiterlijk 10 over het uur nog binnen gelaten door de portier. Hierna mogen ze niet naar binnen, dit zou de ceremonie verstoren.