Naast dit Privacy statement kent de UvA ook een privacybeleid. In het privacybeleid staat beschreven hoe onze medewerkers met persoonsgegevens om moeten gaan. Het dient als het ware als handleiding voor onze medewerkers. Ten behoeve van onze externe relatiegroep ‘de UvA-alumni’ hebben wij een separaat privacy statement opgesteld. In het Alumni-Privacy statement wordt uitgelegd hoe en met welke doelen persoonsgegevens van de alumni van de Universiteit van Amsterdam worden verwerkt.

Wij kunnen dit Privacy statement van tijd tot tijd aanpassen. De laatste wijzigingen zijn doorgevoerd november 2021.

1. Over de UvA

Het College van Bestuur van de UvA is voor de verwerkingen die in dit Privacy statement aan de orde komen de verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Dit houdt in dat College van Bestuur van de UvA (hierna: 'UvA', 'wij' of 'ons') beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze. De UvA is verantwoordelijk voor een zorgvuldige en behoorlijke verwerking van jouw persoonsgegevens.

De UvA is gevestigd aan het Spui 21, 1012 WX te Amsterdam. Ons postadres is Postbus 19268, 1000 WX Amsterdam. Voor vragen kun je een e-mail sturen naar avg@uva.nl.

De UvA heeft een functionaris gegevensbescherming ('FG') aangesteld. De contactgegevens van de FG zijn fg@uva.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Dit Privacy statement geeft informatie over de verwerking van persoonsgegevens van aspirant-studenten, studenten, ouders van (aspirant-)studenten, deelnemers aan onderzoeken als de gegevens niet bij de betrokkenen zelf worden verkregen en bezoekers van onze websites. Onder ‘aspirant-studenten’ wordt verstaan een ieder die zich aanmeldt voor een van onze oriëntatieactiviteiten (zoals een open dag, workshop of studiekeuzetraject) en personen die zich al hebben ingeschreven voor een studie, maar nog niet met de studie zijn aangevangen. Daarbij kan gedacht worden aan contactgegevens, gegevens over het al dan niet volgen van een studie en klikgedrag. Ook plaatsen wij (indien nodig na jouw toestemming) cookies. Meer informatie daarover vind je in ons  Cookie statement.

Wij verwerken onder meer de volgende persoonsgegevens van (aspirant-)studenten:

• naam, adres, woonplaats;
• telefoonnummer, e-mailadres;
• geboortedatum, geslacht;
• bank- en betaalgegevens (eventueel van de ouders van (aspirant-)studenten);
• studiekeuze, -voortgang en andere studiegerelateerde gegevens;
• eventueel persoonlijke ervaringen in het geval van een consult bij een studieadviseur;
• klacht, bezwaar, beroep;
• inloggegevens (zoals UvAnetID en IP-adres).

Wij verwerken onder meer de volgende persoonsgegevens van bezoekers van onze websites:

• websitebezoek en klikgedrag;
• IP-adres;
• duur en tijdstip van het bezoek van de website;
• gebruik van social media.

In het kader van (wetenschappelijk) onderzoek kunnen wij in aanvulling op bovenstaande persoonsgegevens per onderzoek aanvullende persoonsgegevens verwerken. De aard en omvang van de persoonsgegevens kunnen per onderzoek verschillen. Meer informatie daarover zal bij het betreffende onderzoek worden verstrekt.

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens ten behoeve van onze dienstverlening, in het kader van onderwijs en onderzoek. Ook moeten wij voldoen aan wettelijke verplichtingen waarvoor wij jouw persoonsgegevens verwerken.

De door (aspirant-)studenten opgegeven persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• inschrijving voor onderwijsdoeleinden;
• het verzorgen van (online) onderwijs en (online) tentaminering;
• afhandeling van aangevraagde (studie)informatie of publicaties;
• ondersteuning bij oriëntatie studiekeuze;
• studiebegeleiding;
• het ondersteunen en verzorgen van (online) onderwijs en (online) tentaminering;
• administratie voor het inschrijven en innen van collegegeld;
• beveiliging van de eigendommen en veiligheid van de UvA en haar bezoekers;
• het volgen, meten en begeleiden van studievoortgang;
• het verstrekken van informatie over studie gerelateerde congressen, seminars etc.;
• verzenden (per e-mail) van nieuwsbrieven, uitnodigen voor (studenten)onderzoeken, informatie over je account, je studiestatus en overige (noodzakelijke) informatie vanuit de UvA;
• voor het verzekeren van studenten;
• voor het voorkomen en onderzoeken van verdenkingen van plagiaat en fraude en voor het nemen van (juridische) maatregelen bij geconstateerde misstanden;
• voor het behandelen van klachten, bezwaar- en beroepschriften; 
• het continu verbeteren van de kwaliteit en toegankelijkheid van het onderwijs, onder andere door het uitvoeren van (statistisch) onderzoek en het afnemen en verwerken van enquêtes en de resultaten hiervan; en
• voordracht voor een lidmaatschap, prijs of nominatie.

De door bezoekers van onze websites opgegeven persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• samenstellen gebruikersstatistieken;
• beveiligen en verbeteren van onze websites; en
• verbeteren van onze dienstverlening.

In het kader van (wetenschappelijk) onderzoek worden persoonsgegevens verwerkt voor het uitvoeren van het desbetreffende (wetenschappelijk) onderzoek. Meer informatie over de manier en de grondslag waarop persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van (wetenschappelijk) onderzoek zal bij het desbetreffende onderzoek worden verstrekt.

4. Grondslag van de verwerking

Om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken, moet de verwerking zijn gebaseerd op één van de grondslagen uit de AVG. In het geval van de UvA is dat – afhankelijk van de specifieke persoonsgegevens - op basis van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een taak van algemeen belang, een gerechtvaardigd belang, toestemming of een vitaal belang. Indien jij bepaalde persoonsgegevens niet verstrekt, kan het zijn dat je geen onderwijs kunt volgen, onderzoek kan doen of niet alle functionaliteiten van de website kunt ervaren.

Overeenkomst: voor het uitvoeren van bepaalde overeenkomsten zullen wij persoonsgegevens moeten verwerken. Voorbeelden hiervan zijn het verwerken van persoonsgegevens in verband met het uitvoeren van een overeenkomst tussen de UvA en een contractstudent; en het verwerken van persoonsgegevens in verband met een machtiging voor het innen van collegegeld.

Wettelijke verplichtingen: op basis van onder meer de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, Algemene wet bestuursrecht, Regeling bekostiging hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en fiscale wetgeving moeten wij bepaalde persoonsgegevens verwerken (met name: bewaren of verstrekken).

Taak van algemeen belang: om onderwijs te verzorgen is het nodig om persoonsgegevens te verwerken. Die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn bij het faciliteren van de diensten in het kader van het onderwijs verwerken wij op basis van de grondslag ‘algemeen belang’. Denk hierbij aan het maken van roosters, verstrekken van cijferlijsten en het inzetten plagiaatsoftware.

Gerechtvaardigd belang: wij verwerken persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van de UvA of van een derde. Zo maakt de UvA, in het belang van de veiligheid van haar studenten en medewerkers gebruik van cameratoezicht en hanteert de UvA toegangscontroles bij de Universiteitsbibliotheek. 

Toestemming: als de verwerking van persoonsgegevens niet onder één van de eerdergenoemde grondslagen valt, zullen wij jouw toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Een voorbeeld van een situatie waarvoor wij toestemming kunnen vragen is het verstrekken van jouw persoonsgegevens aan de verzekeraar en aan een universiteit in het buitenland, in het kader van een uitwisselingsproject. Je kunt jouw toestemming altijd intrekken.

Vitaal belang: in uitzonderlijke gevallen kunnen wij je persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om jouw vitale belangen te beschermen. Dit doet zich pas voor wanneer er sprake is van een dringende medische noodzaak. We hebben het in zo’n geval over kwesties van leven en dood, of in ieder geval bedreigingen die het risico op letsel of andere schade aan de gezondheid van jou of een ander persoon met zich meebrengen.

5. Aan wie verstrekt de UvA persoonsgegevens?

Als uitgangspunt geldt dat jouw persoonsgegevens enkel door de UvA worden gebruikt. In een aantal gevallen delen wij jouw persoonsgegevens met andere partijen. 

Deze andere partijen zijn te verdelen in de volgende categorieën. 

Overheidsinstanties 
Soms zijn wij wettelijk verplicht of dwingt een rechter ons om persoonsgegevens te delen met andere overheidsinstanties. Hierbij kan je denken aan de Belastingdienst, de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), de recherche of een toezichthouder. De UvA is zorgvuldig in het verstrekken van persoonsgegevens en verstrekt alleen die persoonsgegevens waartoe zij wettelijk verplicht is. 

Andere onderwijs- en onderzoeksinstellingen 
De UvA kan je persoonsgegevens delen met andere onderwijs- en onderzoeksinstellingen wanneer dit nodig is voor het verzorgen van onderwijs of het doen van wetenschappelijk onderzoek. Hierbij kan je denken aan een opleiding die in samenwerking met een andere instelling wordt uitgevoerd (een joint-degree), een uitwisselprogramma en samenwerkingen in het kader van wetenschappelijk onderzoek. De UvA maakt schriftelijke afspraken met deze partijen over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens. 

Derden 
Tenslotte deelt de UvA persoonsgegevens met derden ter ondersteuning van het uitoefenen van haar taken. Hierbij kan je denken aan een softwareleverancier, een administratiekantoor of andere dienstverleners die persoonsgegevens nodig hebben om hun diensten te leveren. Denk daarnaast ook aan derde partijen die zijn betrokken bij benoemingen, nominaties en het uitreiken van prijzen. De UvA maakt met deze partijen schriftelijke afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

6. Verwerken van persoonsgegevens buiten de EU

De UvA probeert jouw gegevens alleen binnen de Europese Unie (‘EU’) te verwerken door jouw gegevens zoveel mogelijk op een server in de EU op te slaan. Soms is dat niet mogelijk, bijvoorbeeld als we na toestemming gegevens doorgeven aan een universiteit buiten de EU.

Als wij verwerkers inschakelen, eisen wij dat zij persoonsgegevens op servers in de EU opslaan. Voor zover dat niet mogelijk is, nemen wij de nodige maatregelen om een passend beschermingsniveau te bieden voor de bescherming van jouw persoonsgegevens.

7. Jouw rechten ten aanzien van persoonsgegevens

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je onder omstandigheden het recht om deze in te zien, te laten corrigeren, verwijderen of beperken. Ook kun je soms bezwaar maken of overdracht van jouw persoonsgegevens vragen. Om in dit kader een verzoek aan ons te doen kun je contact met ons opnemen via jz-privacy-bb@uva.nl. Bij twijfel aan de identiteit, kunnen wij je vragen om je eerst te identificeren.

Inzage en correctie: indien jij wilt weten of wij jouw persoonsgegevens correct verwerken of jouw persoonsgegevens wilt aanpassen, dan kun je contact met ons opnemen voor het inzien of corrigeren van je persoonsgegevens.

Verwijderen: de AVG biedt onder omstandigheden de mogelijkheid aan om persoonsgegevens te laten wissen. Wij beoordelen of een dergelijk verzoek uit te voeren is. In sommige gevallen moeten wij namelijk jouw persoonsgegevens bewaren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting, het faciliteren van onderwijs of om er (eenmalig) voor te zorgen dat je geen berichten meer van ons ontvangt.

Beperken: je kunt contact opnemen met ons met een verzoek om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken als jij vindt dat jouw persoonsgegevens onjuist zijn, de verwerking daarvan onrechtmatig is, jij deze nodig hebt voor een rechtsvordering of je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking daarvan.

Bezwaar: Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een algemeen of gerechtvaardigd belang, dan kun je vanwege jouw specifieke redenen bezwaar maken tegen verder gebruik van jouw persoonsgegevens.

Bezwaar tegen berichtgeving: Indien je niet langer berichten van ons wilt ontvangen via e-mail of andersoortige elektronische berichten, dan kun je je daarvoor afmelden door op de uitschrijflink te klikken in een ontvangen e-mailbericht. Je kunt je ook afmelden door contact op te nemen met ons.

8. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij hanteren een streng (informatie)beveiligingsbeleid om ervoor te zorgen dat je gegevens zijn beveiligd tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Het beveiligingsbeleid en -standaarden worden regelmatig aangepast aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen. Klik hier voor de laatste versie van het informatiebeveiligingsbeleid. Om gegevens te beveiligen nemen wij passende fysieke, technische en organisatorische maatregelen. Medewerkers worden indien nodig gescreend en zijn tot geheimhouding verplicht. Je persoonsgegevens zijn intern alleen in te zien door medewerkers die je gegevens nodig hebben om op juiste wijze uitvoering te geven aan de doelen zoals omschreven in paragraaf 3 van dit Privacystatement. Als wij gebruik maken van derde partijen bij de verwerking van persoonsgegevens dan controleren wij of die partij beschikt over een adequaat beveiligingsniveau.

Mocht er ondanks de strenge beveiliging toch iets misgaan dan lossen wij het incident zo snel mogelijk op en nemen maatregelen om herhaling uit te sluiten. Datalekken die leiden tot een risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen melden wij bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor wij jouw persoonsgegevens gebruiken. Sommige gegevens moeten wij op grond van de wet voor een bepaalde tijd bewaren.

Het kan zo zijn dat wij – na uitschrijving voor je studie - bepaalde persoonsgegevens moeten bewaren voor onze administratie of vanwege een wettelijke verplichting. Waar dat kan, zullen wij jouw persoonsgegevens zoveel mogelijk pseudonimiseren of anonimiseren.

10. Vragen of klachten?

Als je vragen hebt over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan kun je ons dat laten weten via avg@uva.nl. Wij helpen je graag verder.

Wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens in strijd met de AVG worden verwerkt, kun je via fg@uva.nl een klacht indienen bij de functionaris gegevensbescherming (FG). De FG is de schakel tussen de UvA en de externe toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens). De FG handelt onafhankelijk, heeft geheimhoudingsplicht en kan over jouw klacht overleg plegen of advies inwinnen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer je het niet eens bent met de klachtenbehandeling door de FG, kun je rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.