Het goed registreren en up-to-date houden van nevenwerkzaamheden door hoogleraren en de controle ervan door de organisatie is essentieel. ‘Het hebben van nevenwerkzaamheden is in de kern een goede zaak, het betekent dat wij ons verbinden met de maatschappij, het is belangrijk voor het onderwijs en onderzoek. Maar de registratie moet op orde zijn, de transparantie is essentieel, er moet gecontroleerd kunnen worden op mogelijke belangenverstrengeling, zegt rector magnificus Peter-Paul Verbeek. ‘Dat is dus echt een punt waarop wij ons moeten verbeteren’. 

Openheid over wie welke nevenwerkzaamheden vervult en voor welke organisatie of bedrijf, is verplicht in de Regeling Nevenwerkzaamheden en moet vermeld staan op de individuele profielpagina van de hoogleraar op de website van de eigen instelling.

Uit de audit blijkt: 

• Het naleven van de voorgeschreven procedures vindt niet altijd plaats. Na indiensttreding is er weinig aandacht voor het actueel houden van de registratie van nevenwerkzaamheden. In jaargesprekken komt het meestal niet aan de orde, er wordt niet periodiek getoetst en wijzigingen worden te vaak niet doorgegeven. Hierdoor is een aanzienlijk deel van de nevenwerkzaamheden zoals nu op de website staat niet actueel.
• De ondersteuning door systemen en organisatie is verre van optimaal. Gegevens over nevenwerkzaamheden worden in minstens drie systemen verspreid opgeslagen. Toezicht en controle wordt hierdoor bemoeilijkt. 
• Het beleid kan duidelijker – geïnterviewden geven aan dat er een te groot grijs gebied is wat onder nevenwerkzaamheden wordt verstaan - en moet meer aandacht krijgen.

Enkele concrete maatregelen:

• Het administratiesysteem wordt aangepast. Iedereen moet verplicht jaarlijks de informatie over nevenwerkzaamheden updaten en bevestigen dat het ‘naar waarheid ingevuld’ is. Dit wordt gemonitord en het uitblijven van reactie kan leiden tot maatregelen.
• Er komt een periodieke steekproefsgewijze controle en registratie wordt een structureel aandachtspunt, zowel in jaargesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers als in gesprekken tussen het College van Bestuur en decanen. 
• Het Hooglerarenbeleid 2021 wordt uitgebreid: de financier van bijzondere en gesponsorde leerstoelen wordt vermeld op de profielpagina van de hoogleraar en een verklaring van de betrokken decaan over mogelijke belangenverstrengeling is vereist. 
• De landelijke Regeling Nevenwerkzaamheden vereist ook aanpassing, er is nu nog een (te) groot grijs gebied over wat precies als nevenwerkzaamheden dient te worden beschouwd. Hierin trekken we samen op met andere universiteiten en koepelorganisatie UNL.