Een student of een medewerker heeft zijn medewerking verleend aan een fotoshoot of video. Het is dan verplicht afspraken te maken over het gebruik van dit portret. Met behulp van de portretrechtverklaring kan het portretrecht worden overdragen aan de UvA. Je kunt eventueel aanvullende afspraken maken met de geportretteerde over waar je het portret mag gebruiken en voor welke periode. Het advies is om afspraken te maken voor onbepaalde tijd.

Leg je het niet vast, dan kan de geportretteerde zich beroepen op het portretrecht. De uitingen waarop de geportretteerde is afgebeeld dienen dan vernietigd te worden. In de UvA beeldbank worden daarom alleen beelden opgenomen waarbij van de geportretteerde(n) het portretrecht beschikbaar is. Eventuele beperkingen van het gebruik van beeldmateriaal vind je in de beschrijving van het beeld.

In het kader van de nieuwe privacywet (AVG) en het portretrecht dien je zorgvuldig om te gaan met het portretteren van mensen in de openbare ruimte. Zowel de fotograaf als de verspreider binnen de UvA van het beeldmateriaal dienen er goed op te letten dat een foto ook rechtmatig is gemaakt en verspreid. Maak je een foto bij een evenement? Dan mag je dit beeld rechtmatig plaatsen bij bijvoorbeeld een terugblik van dit specifieke evenement. Wil je de foto gebruiken voor een andere uiting, dan is dat niet toegestaan, tenzij je van de geportretteerde(n) een portretrechtverklaring hebt ontvangen.